Para Patrick Tytgadt, CEO e Founder da Loupit, prazos de documentos e correções pesam tanto quanto tarifa e atendimento na escolha da agência
A reforma tributária acrescenta critérios concretos à escolha de uma agência de viagens corporativas. Além de tarifas e atendimento, a empresa precisa definir como receberá as informações necessárias para conferir as despesas de cada deslocamento profissional.
A avaliação é de Patrick Tytgadt, CEO e Founder da Loupit, Travel Tech e plataforma de gestão de viagens e despesas. Para ele, prazos de entrega de documentos, correção de divergências e atualização de cancelamentos devem constar do acordo com o parceiro.
“Na contratação de uma agência, o gestor deve combinar prazos para entrega dos documentos, correção de divergências e atualização de cancelamentos. Esses pontos precisam fazer parte da avaliação do serviço”, recomenda Tytgadt.
Como comparar propostas
A comparação entre agências deve considerar o preço final, as taxas de intermediação, as condições comerciais e os créditos efetivamente permitidos. Segundo o executivo, a análise tributária precisa ser validada pela equipe fiscal antes de entrar em projeções de economia.
Os créditos variam conforme o serviço. A legislação permite créditos relativos à intermediação prestada por agência de turismo, observadas as condições legais, mas veda o crédito ao adquirente de hospedagem. Assim, em uma reserva de hotel intermediada, o eventual crédito sobre a intermediação não alcança a diária.
Fatura e documentos fiscais
Uma mesma cobrança pode reunir passagens, hospedagens e taxas de serviço. A consolidação facilita o pagamento, mas não substitui os documentos fiscais de cada contratação. Pelo cronograma da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), o BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico) passa a ser obrigatório no transporte aéreo de passageiros em 1º de dezembro de 2026.
A mesma data vale para a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) nas locações de bens móveis, categoria que abrange a locação de veículos. Segundo Tytgadt, o processo também deve permitir acompanhar cancelamentos e correções, evitando divergências entre a operação de viagens e o financeiro.
“A empresa precisa conseguir acompanhar cada despesa desde a contratação até a conferência do documento correspondente. Quando os dados estão incompletos na origem, o financeiro acaba dedicando tempo a corrigir problemas que poderiam ter sido evitados”, afirma Tytgadt.
Pontos para revisar no contrato
Entre as medidas apontadas pelo executivo estão revisar os cadastros das empresas adquirentes e dos viajantes, definir quem recebe, confere e solicita correções dos documentos e combinar com as agências os prazos e as informações que acompanharão as cobranças. Ele também recomenda verificar se o ERP e as integrações recebem os novos campos tributários.
A preparação ainda está em curso em boa parte das companhias. A pesquisa Panorama da Reforma Tributária 2026, da Grant Thornton em parceria com a ANEFAC (Associação Nacional de Executivos), ouviu 115 empresas e mostra que 14% se consideram muito preparadas para a implementação da reforma, embora 77% já tenham concluído ou estejam realizando simulações de impacto.
No modelo de marketplace de viagens corporativas da Loupit, as empresas comparam ofertas de diferentes agências selecionadas e podem distribuir compras entre parceiros mantendo a gestão na plataforma, com políticas e informações de viagens e despesas centralizadas. O canal de contratação não altera as regras de crédito do serviço adquirido.
Na contratação de uma agência, portanto, o contrato deve prever prazos para entrega de documentos, correção de divergências e atualização de cancelamentos, enquanto a decisão sobre créditos segue com as áreas fiscal e contábil.
