Base de conhecimento interna soluciona dúvidas de rotina e libera equipe para decisões que exigem julgamento

O departamento de recursos humanos costuma ser o endereço padrão da dúvida operacional do dia a dia dentro de uma empresa, regra de vestimenta, hora extra, cobertura do plano de saúde, prazo de reembolso, política de férias. São perguntas repetidas todos os dias, por pessoas diferentes, com respostas que já existem escritas em algum documento interno, mas que seguem ocupando o RH, o administrativo e o financeiro em um trabalho de balcão que consome o tempo que deveria ir para o que exige julgamento humano.

Foi esse o problema que a Vircos, companhia de engenharia de inteligência artificial corporativa, buscou resolver ao implementar o Friol.ai como base de conhecimento interna na NUV Brasil, empresa capixaba. A ferramenta foi estruturada com bases separadas por área e por grupo de acesso, de modo que políticas e processos internos passassem a responder dentro do aplicativo que o funcionário já utiliza.

Tempo redirecionado para análise caso a caso

Com a mudança, as dúvidas de rotina passaram a ser resolvidas em segundos, sem fila e sem exposição, e as equipes administrativas da NUV Brasil voltaram a se dedicar ao que exige análise caso a caso. Esse era o ganho previsto pelo projeto, tempo. Um efeito adicional chamou a atenção da empresa, perguntas que nunca haviam chegado ao RH por nenhum canal passaram a aparecer, algumas delas com valor de sinal para a gestão de pessoas.

“O ganho de tempo era o resultado esperado. O que surpreendeu foi o colaborador que finalmente perguntou, inclusive o que nunca perguntaria ao RH. Quando alguém começa a pesquisar sobre desligamento, isso é um sinal de alerta para a gestão de pessoas. A tecnologia consegue identificar esse comportamento. O que ela não consegue fazer é compreender, sozinha, as razões por trás dele”, afirma Guilherme Friol, CEO da Vircos.

Para chegar a esse resultado sem transformar a ferramenta em um problema de privacidade, a companhia definiu como prioridade de projeto a política de acesso, e não a escolha do modelo de linguagem usado por trás do sistema.

“Uma base de conhecimento sem regras e sem políticas não é uma ferramenta de RH, é só um vazamento esperando acontecer. O trabalho começa em decidir quem enxerga o quê e manter essa política atualizada dentro do sistema. Escolher qual modelo de linguagem vai ser utilizado é a parte fácil. O mais difícil é definir quem vê o quê e até quando”, afirma Friol.

Uma pesquisa da Gartner divulgada em outubro de 2025 mostra que o resultado obtido pela NUV Brasil ainda é exceção no mercado, 88% dos líderes de recursos humanos afirmam que suas organizações não obtiveram valor de negócio significativo com ferramentas de inteligência artificial, mesmo com 65% dos funcionários se dizendo entusiasmados para usar a tecnologia no trabalho. Para empresas que avaliam projetos semelhantes, o caso reforça que o retorno em tempo depende do desenho da implementação, não apenas da ferramenta escolhida.